文章を作成するときに気をつけていること（気をつけたほうが良いこと）

お餅きらいです。奈良漬け嫌いです。文章作成はもっと嫌いでした(昔は...)。
会社の諸先輩方に、アレコレ指摘され文章を書くのがますます嫌いになった時期もありました。
でも最近は昔ほど嫌いではなくなりました。

このブログを書くようになって自分の考えをまとめることを繰り返すうちに、少しは苦手意識がなくなったのかもしれません。先輩方に指導されたことを実践するうちに、自分なりの文章の書き方を確立できたのかもしれません。

少々苦手意識は少しはなくなったものの、誰もが心震えるような立派な文章を書けるかというと、「？？？」ですが、重要なことがかかれているサイトがあったのでブログに備忘録として記述します。
引用先： 自己編集スキルを身につければ、文章は見違えるほど良くなる！



■プリントアウトする

必ずプリントアウトしてください。たしかに面倒です。しかし、例えば業績評価で言えば、プリンターまでのわずかな距離を歩くだけで、昇給率が4〜5%も違ってくるかもしれません。

プリントアウトする理由：ライターや編集者なら誰でも口をそろえることですが、自分の文章よりも、他人の文章を批判的に見るほうがずっと簡単です。他人ならあなたの文章をフレッシュな目で批判できます。自分の文章をチェックしたいなら、他者の視点をシミュレートする必要があります。書いたあなたとチェックするあなたが別人であるかのように振る舞うのがポイントです。パソコンに入力してあるなら、それを印刷します。ざっと読み通して、赤ペンで添削します（情け容赦なくやってください）。手書きのドラフトなら、パソコンに入力してプリントアウトします。あとは同様に添削してください。いずれにせよ紙に印刷しろということです。


■距離を置く

締め切りが迫っていて時間がない場合は次のステップに進んでください。2～3分の余裕があるなら、一度席を外し、報告書から物理的に距離を置いてみます。そうすることで感情的にも距離を置けます。そして、フレッシュな目で戻ってくれば、不自然な言葉づかいや不要なフレーズ、単純なミスに気づきやすくなります。歩き回ったり、トイレへいったり、同僚と軽く雑談したりしましょう。一晩おけるならそれがベスト。さらに冷徹な目で見直せるはずです。


■声に出して読む

良い文章は声に出して読んでもスムーズに聞こえます。まるで丁寧な言葉づかいでスピーチをしているように聞こえるはずです。実際に自分の耳で聞くことが、耳障りなフレーズを発見するベストな方法です。大きな声で読んでみて、ひっかかったところや、意味がわかりづらいところがあったら、すべて書き直してください。


■相手の立場でロールプレイする

何度も読み返して添削が終わったら、ロールプレイをします。業績評価を例にとるなら、上司になったつもりで報告書を読んでみます。2ページも読まないうちに退屈になりましたか？　それともスムーズに読めて、「すばらしい！　こいつは昇進すべきだ！」という印象を持ちましたか？　一番印象に残ったところはどこですか？　思いついたことを書き留め、必要な手直しをしたら、最後のステップへ進みましょう。


■冷酷になる

最後のステップは、切り詰め作業です。言葉、文章、段落をできる限り削ってください。気が狂ったかのように、です。この作業が終わるころには、あなたの文章の本質が光を放っているでしょう。

以下に切り詰め作業のコツを書いておきます。

段落を短くする：簡潔にポイントを伝えるためには、3～4つの文があれば十分です。
文を基本要素に切り詰める：明確な主語、力強い動詞、それと目的語。形容詞と副詞はできるだけ取り除く：プリントアウトした報告書を手にとり、すべての形容詞と副詞に丸をつけます。そして、絶対に必要なものだけを残してあとは削ります。迷ったときは、動詞を変えてみるのも手です。責任をもって主張する：大学1年生のとき、論文試験でB評価を付けられたことがありました。私は怒って教授のところへ押しかけ、どういう基準で成績をつけたのかを問いただしました。教授が言うには、私が論文の中で「と思われる」とか「のように見える」などのフレーズを繰り返し使ったことがマイナス評価の要因とのことでした。そして、意見を述べるときは責任をもって主張しなさい、自分の論旨を完全には支持していないような印象を与えてはいけません、と言いました。


このアドバイスは衝撃でした。あなたにも有益なアドバイスのはず。とくに仕事関係の文章を書くときには重要です。「～と信じています」とか「私個人の意見では～」とか「あなたは反対するかもしれませんが...」などの自信のない文章で自分の論旨を弱めないでください。これはとても大切なことです。

自己編集は難易度の高いスキルですが、あなたのキャリアに必ず役立ちます。編集するのは自分自身だとはいえ、間違いなく文章はよくなりますよ。

良い記事でした☆